Sie haben die Möglichkeit eine Abwesenheitsnachricht (Autoresponder) bei Ihren E-Mail-Konten einzurichten. Die Konfiguration erfolgt im Webmail. Gehen Sie zur Einrichtung wie folgt vor:

Inhaltsverzeichnis


Abwesenheitsnachricht einrichten

Wichtig: Bevor eine Abwesenheitsnachricht eingerichtet werden kann, müssen die mit der Website verknüpften Domains im Webmail eingerichtet werden. Ohne diesen Schritt funktioniert eine eingerichtete Abwesenheitsnachricht nicht.

  1. Melden Sie sich beim Webmail an:


  2. Die Abwesenheitsnachricht wird in Form eines Filters erfasst. Öffnen Sie dazu den Bereich Einstellungen > Filter. Wählen Sie dort Ihren aktiven Filtersatz (i.d.R. roudcube):


  3. Starten Sie nun mit der Erfassung eines neuen Filters durch einen Klick auf das grosse Plus Symbol in der Spalte Filter:

  4. Konfigurieren Sie den neu zu erstellenden Filter nun wie folgt:

    Option
    Beschreibung
    Beispiel
    Filtername
    Setzen Sie hier ein Beschreibung für die Abwesenheitsnachricht unter welcher diese gespeichert werden soll
    Abwesenheitsnachricht 
    Für eingehende Nachrichten
    Wählen Sie hier Für alle Nachrichten aus, damit die Abwesenheitsnachricht auf alle E-Mails versendet wird.

    Führe folgende Aktionen aus
    Wählen Sie im Auswahlmenü die Option Antworte mit Nachricht aus. Dadurch wird anschließend die Eingabemaske zur Erfassung der Abwesenheitsnachricht angezeigt.
     
    Inhalt der Nachricht
    Erfassen Sie hier den Inhalt des E-Mails, welches als Abwesenheitsnachricht versendet werden soll.
    Guten Tag

    Vielen dank für Ihre Nachricht!
    Zur Zeit bin ich abwesend.

    Betreff
    Setzen Sie hier den Betreff des E-Mails, welches als Abwesenheitsnachricht versendet werden soll.

    Tipp: Lassen Sie das Feld leer, damit automatisch der folgende Betreff gesetzt wird: Auto: <original betreff>

    Für einen individuellen Betreff, siehe Abschnitt Individueller Betreff

    Abwesenheitsnachricht
    Antwort E-Mail-Adresse
    Hinterlegen Sie hier optional eine E-Mail-Adresse, welche als Absender genutzt werden soll. Wird hier keine zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegt, so wird die Adresse von Meine E-Mail-Adressen als Absender-E-Mail-Adresse genutzt.
     
    Meine E-Mail-Adressen
    Wählen Sie hier die E-Mail-Adresse(n) aus, zu welchen die Abwesenheitsnachricht aktiviert werden soll.

    Wichtig: Falls Sie hier keine E-Mail-Adresse auswählen, hat die Abwesenheitsnachricht keine Funktion. Wählen Sie hier zwingend mindestens Ihre Haupt-E-Mail-Adresse aus.

    Falls Ihre Haupt-E-Mail-Adresse hier nicht angezeigt wird, muss diese gemäß Anleitung zuerst noch erfasst werden.


    Antwort wird erneut gesendet nach
    Bestimmen Sie, nach wie vielen Tagen an ein und dieselbe E-Mail-Adresse erneut eine Abwesenheitsnachricht gesendet werden soll, falls von dieser eine E-Mail empfangen wird. Empfohlene Einstellung ist der Wert "1", damit täglich eine Abwesenheitsnachricht an ein und denselben Absender gesendet wird, sofern dieser täglich neue E-Mails zustellt.
    1


  5. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.
    Herzliche Gratulation Ihre Abwesenheitsnachricht ist nun eingerichtet und aktiv.

Abwesenheitsnachricht automatisch deaktivieren

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur bis zu einem ausgewählten Stichtag aktiv ist.
Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filterim Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.
Den Abschnitt Für eingehende Nachrichten konfigurieren Sie dann wie folgt:
  1. Wählen Sie die Auswahl UND (alle Regeln müssen zutreffen)
  2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum
  3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Datum (JJJJ-MM-TT)
  4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wert ist gleich oder kleiner als
  5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie das gewünschte Datum, bis wann (inkl. diesem Tag) die Abwesenheitsnachricht aktiv sein soll

  6. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Abwesenheitsnachricht deaktivieren

Eine Abwesenheitsnachricht kann entweder automatisch (siehe Abwesenheitsnachricht automatisch deaktivieren) oder manuell deaktiviert werden.

Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filter) im Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.

Aktivieren Sie unten rechts (neben der Schaltfläche Speichern) das Kontrollkästchen Filter deaktiviert. Bestätigen Sie die Deaktivierung der Abwesenheitsnachricht mit der Schaltfläche Speichern.


Hinweis: Alternativ können Sie den Abwesenheitsnachricht-Filter auch einfach löschen.



Abwesenheitsnachricht an ausgewählten Wochentagen

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur an ausgewählten Wochentagen (z.B. Samstag und Sonntag) versendet wird.
Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filterim Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.
Den Abschnitt Für eingehende Nachrichten konfigurieren Sie dann wie folgt:
  1. Wählen Sie die Auswahl ODER (eine der Regeln muss zutreffen)
  2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum
  3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wochentag (0-6)
  4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option ist gleich
  5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie nun eine der folgenden Werte, je nach gewünschtem Wochentag:
    Wochentag
    Wert
    Sonntag
    0
    Montag
    1
    Dienstag
    2
    Mittwoch
    3
    Donnerstag
    4
    Freitag
    5
    Samstag
    6

  6. Fügen Sie bei Bedarf einen weiteren Wochentag durch Betätigung der Plus-Schaltfläche () hinzu.
  7. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Fortgeschrittene Konfiguration

Hinweis: Für die fortgeschrittene Konfiguration wird der Beizug Ihrer Cloudrexx Partner Agentur oder eine IT-Fachkraft empfohlen.

Die Funktionalität "Abwesenheitsnachricht" wird über die Sieve Spracherweiterung vacation durch Pigeonhole bereit gestellt. Im Webmail besteht direkt die Möglichkeit, eigene Sieve Skripte zu hinterlegen. Dadurch ist eine enorm flexible und individuelle Konfiguration der E-Mail-Verarbeitung möglich. Die Sieve-Skripte können in der Spalte Filtersätze direkt bearbeitet werden:


Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Eingabemaske (GUI) für die Bearbeitung der Filtersätze nicht den vollen Funktionsumfang von Sieve unterstützt. Wenn Sie also direkt ein Sieve-Skript hinterlegen, welches Erweiterungen nutzt, die vom GUI nicht unterstützt werden, dürfen die Filtersätze anschließend nicht mehr übers GUI bearbeitet werden, da diese ansonsten nicht mehr korrekt funktionieren werden.


Nachfolgend werden ein paar Beispiele für die Möglichkeiten mit Sieve aufgezeigt.

Individueller Betreff

Um den Betreff der ankommenden E-Mail in der Abwesenheitsnachricht wieder im Betreff zu verwenden (z.B. Out of office reply: <original betreff>), kann der Filter wie folgt konfiguriert werden:

  1. Bei Für eingehende Nachrichten: muss ODER (eine der Regeln muss zutreffen gewählt werden
  2. Wählen Sie die Option Betreff mit der Validierung entspricht Ausdruck und setzen Sie den Wert *
  3. Fügen Sie eine Aktion hinzu vom Typ Setze Variable und setzen Sie dabei den Variablenname auf subject und Variablenwert auf ${0}
  4. Fügen Sie eine weitere Aktion hinzu vom Typ Antworte mit Nachricht und konfigurieren Sie diese gemäß Abschnitt Abwesenheitsnachricht einrichten, wobei Ihnen dazu beim Feld Betreff nun die Variable ${subject} als Platzhalter für den Betreff der ankommenden E-Mail zur Verfügung steht:


HTML-Antwort

Die Bearbeitungsmaske der Filtersätze unterstütz Standardmässig keine HTML-Antworten. Über die direkte Definition eines Sieve-Skriptes kann dies jedoch ermöglich werden. Dazu kann das folgende Sieve-Skript als Basis genutzt werden:

require ["vacation","variables"];
# rule:[Abwesenheitsnachricht]
if header :matches "subject" "*"
{
  set "subject" "${0}";
  vacation :days 1 :subject "Out of office: ${subject}" :from "info@example.org" :mime text:
Content-Type: multipart/alternative; boundary=html

--html

Guten Tag

Vielen dank für Ihre Nachricht!
Zur Zeit bin ich abwesend.

Besuchen Sie unsere Website: http://example.org

--html
Content-Type: text/html; charset=us-ascii

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0//EN"
 "http://www.w3.org/TR/REC-html40/strict.dtd">
<HTML><HEAD><TITLE>Out of officeé ${subject}</TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<strong>Guten Tag</strong><br />
<br />
Vielen dank für Ihre Nachricht!<br />
Zur Zeit bin ich abwesend.<br />
<br />
Besuchen Sie unsere Website <a href="http://example.org">example.org</a>
</BODY></HTML>

--html--
.
;
}



Wichtig: Da die Option :mime vom Filter-GUI-Wizard nicht unterstützt wird, darf der Filtersatz nun nicht mehr direkt übers GUI bearbeitet werden, da ansonsten der Filtersatz anschliessend nicht mehr funktioniert.