Sie haben die Möglichkeit eine Abwesenheitsnachricht (Autoresponder) bei Ihren E-Mail-Konten einzurichten. Die Konfiguration erfolgt im Webmail. Gehen Sie zur Einrichtung wie folgt vor:

Inhaltsverzeichnis


Abwesenheitsnachricht einrichten

Wichtig: Bevor eine Abwesenheitsnachricht eingerichtet werden kann, müssen die mit der Website verknüpften Domains im Webmail eingerichtet werden. Ohne diesen Schritt funktioniert eine eingerichtete Abwesenheitsnachricht nicht.

  1. Melden Sie sich beim Webmail an:


  2. Die Abwesenheitsnachricht wird in Form eines Filters erfasst. Öffnen Sie dazu den Bereich Einstellungen > Filter und betätigen Sie die Funktion Erstellen:

  3. Konfigurieren Sie den neu zu erstellenden Filter nun wie folgt:

    OptionBeschreibungBeispiel
    FilternameSetzen Sie hier ein Beschreibung für die Abwesenheitsnachricht unter welcher diese gespeichert werden sollAbwesenheitsnachricht 
    Filter enabledAktivieren Sie diese Option um die Abwesenheitsnachrichtfunktion zu aktivieren.
    SuchbereichWählen Sie hier Für alle Nachrichten aus, damit die Abwesenheitsnachricht auf alle E-Mails versendet wird.
    AktionenWählen Sie im Auswahlmenü die Option Antworte mit Nachricht aus. Dadurch wird anschließend die Eingabemaske zur Erfassung der Abwesenheitsnachricht angezeigt. 
    Inhalt der NachrichtErfassen Sie hier den Inhalt des E-Mails, welches als Abwesenheitsnachricht versendet werden soll.Guten Tag

    Vielen dank für Ihre Nachricht!
    Zur Zeit bin ich abwesend.
    BetreffSetzen Sie hier den Betreff des E-Mails, welches als Abwesenheitsnachricht versendet werden soll.

    Tipp: Lassen Sie das Feld leer, damit automatisch der folgende Betreff gesetzt wird: Auto: <original betreff>

    Für einen individuellen Betreff, siehe Abschnitt Individueller Betreff

    Abwesenheitsnachricht
    Antwort E-Mail-AdresseHinterlegen Sie hier optional eine E-Mail-Adresse, welche als Absender genutzt werden soll. Wird hier keine zusätzliche E-Mail-Adresse hinterlegt, so wird die Adresse von Meine E-Mail-Adressen als Absender-E-Mail-Adresse genutzt. 
    Meine E-Mail-AdressenWählen Sie hier die E-Mail-Adresse(n) aus, zu welchen die Abwesenheitsnachricht aktiviert werden soll.

    Wichtig: Falls Sie hier keine E-Mail-Adresse auswählen, hat die Abwesenheitsnachricht keine Funktion. Wählen Sie hier zwingend mindestens Ihre Haupt-E-Mail-Adresse aus.

    Falls Ihre Haupt-E-Mail-Adresse hier nicht angezeigt wird, muss diese gemäß Anleitung zuerst noch erfasst werden.


    Wie oft sendenBestimmen Sie, nach wie vielen Tagen an ein und dieselbe E-Mail-Adresse erneut eine Abwesenheitsnachricht gesendet werden soll, falls von dieser eine E-Mail empfangen wird. Empfohlene Einstellung ist der Wert "1", damit täglich eine Abwesenheitsnachricht an ein und denselben Absender gesendet wird, sofern dieser täglich neue E-Mails zustellt.1

    Beispiel:

  4. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.
    Herzliche Gratulation Ihre Abwesenheitsnachricht ist nun eingerichtet und aktiv.

Abwesenheitsnachricht automatisch deaktivieren

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur bis zu einem ausgewählten Stichtag aktiv ist.
Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filterim Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.
Die Option Suchbereich konfigurieren Sie dann wie folgt:
  1. Wählen Sie die Auswahl UND (alle Regeln müssen zutreffen)
  2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum
  3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Datum (JJJJ-MM-TT)
  4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wert ist gleich oder kleiner als
  5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie das gewünschte Datum, bis wann (inkl. diesem Tag) die Abwesenheitsnachricht aktiv sein soll:

  6. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Abwesenheitsnachricht deaktivieren

Eine Abwesenheitsnachricht kann entweder automatisch (siehe Abwesenheitsnachricht automatisch deaktivieren) oder manuell deaktiviert werden.

  1. Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filter) im Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.
  2. Deaktivieren Sie die Option Filter enabled:

  3. Bestätigen Sie die Deaktivierung der Abwesenheitsnachricht mit der Schaltfläche Speichern.


Hinweis: Alternativ können Sie den Abwesenheitsnachricht-Filter auch einfach löschen.



Abwesenheitsnachricht an ausgewählten Wochentagen

Die Abwesenheitsnachricht kann so eingerichtet werden, dass diese nur an ausgewählten Wochentagen (z.B. Samstag und Sonntag) versendet wird.
Öffnen Sie dazu die Verwaltung der Filter (Einstellungen > Filterim Webmail und bearbeiten den entsprechenden Abwesenheitsnachricht-Filter.
Die Option Suchbereich konfigurieren Sie dann wie folgt:
  1. Wählen Sie die Auswahl ODER (eine der Regeln muss zutreffen)
  2. Im 1. Auswahlmenü wählen Sie die Option Aktuelles Datum
  3. Im 2. Auswahlmenü wählen Sie die Option Wochentag (0-6)
  4. Im 3. Auswahlmenü wählen Sie die Option ist gleich
  5. Im Eingabefeld hinterlegen Sie nun eine der folgenden Werte, je nach gewünschtem Wochentag:
    WochentagWert
    Sonntag0
    Montag1
    Dienstag2
    Mittwoch3
    Donnerstag4
    Freitag5
    Samstag6



  6. Fügen Sie bei Bedarf einen weiteren Wochentag durch Betätigung der Plus-Schaltfläche () hinzu.
  7. Speichern Sie die Abwesenheitsnachricht anschließend durch betätigen der Schaltfläche Speichern.

Fortgeschrittene Konfiguration

Hinweis: Für die fortgeschrittene Konfiguration wird der Beizug Ihrer Cloudrexx Partner Agentur oder eine IT-Fachkraft empfohlen.

Die Funktionalität "Abwesenheitsnachricht" wird über die Sieve Spracherweiterung vacation durch Pigeonhole bereit gestellt. Im Webmail besteht direkt die Möglichkeit, eigene Sieve Skripte zu hinterlegen. Dadurch ist eine enorm flexible und individuelle Konfiguration der E-Mail-Verarbeitung möglich. Die Sieve-Skripte können in der Spalte Filtersätze direkt bearbeitet werden:


Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Eingabemaske (GUI) für die Bearbeitung der Filtersätze nicht den vollen Funktionsumfang von Sieve unterstützt. Wenn Sie also direkt ein Sieve-Skript hinterlegen, welches Erweiterungen nutzt, die vom GUI nicht unterstützt werden, dürfen die Filtersätze anschließend nicht mehr übers GUI bearbeitet werden, da diese ansonsten nicht mehr korrekt funktionieren werden.


Nachfolgend werden ein paar Beispiele für die Möglichkeiten mit Sieve aufgezeigt.

Individueller Betreff

Um den Betreff der ankommenden E-Mail in der Abwesenheitsnachricht wieder im Betreff zu verwenden (z.B. Out of office reply: <original betreff>), kann der Filter wie folgt konfiguriert werden:

  1. Bei Suchbereich muss ODER (eine der Regeln muss zutreffen gewählt werden
  2. Wählen Sie die Option Betreff mit der Validierung entspricht Ausdruck und setzen Sie den Wert *
  3. Fügen Sie eine Aktion hinzu vom Typ Setze Variable und setzen Sie dabei den Variablenname auf subject und Variablenwert auf ${0}
  4. Fügen Sie eine weitere Aktion hinzu vom Typ Antworte mit Nachricht und konfigurieren Sie diese gemäß Abschnitt Abwesenheitsnachricht einrichten, wobei Ihnen dazu beim Feld Betreff nun die Variable ${subject} als Platzhalter für den Betreff der ankommenden E-Mail zur Verfügung steht:


HTML-Antwort

Die Bearbeitungsmaske der Filtersätze unterstütz Standardmässig keine HTML-Antworten. Über die direkte Definition eines Sieve-Skriptes kann dies jedoch ermöglich werden. Dazu kann das folgende Sieve-Skript als Basis genutzt werden:

require ["vacation","variables"];
# rule:[Abwesenheitsnachricht]
if header :matches "subject" "*"
{
  set "subject" "${0}";
  vacation :days 1 :subject "Out of office: ${subject}" :from "info@example.org" :mime text:
Content-Type: multipart/alternative; boundary=html

--html

Guten Tag

Vielen dank für Ihre Nachricht!
Zur Zeit bin ich abwesend.

Besuchen Sie unsere Website: http://example.org

--html
Content-Type: text/html; charset=us-ascii

<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0//EN"
 "http://www.w3.org/TR/REC-html40/strict.dtd">
<HTML><HEAD><TITLE>Out of officeé ${subject}</TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<strong>Guten Tag</strong><br />
<br />
Vielen dank für Ihre Nachricht!<br />
Zur Zeit bin ich abwesend.<br />
<br />
Besuchen Sie unsere Website <a href="http://example.org">example.org</a>
</BODY></HTML>

--html--
.
;
}


Wichtig: Da die Option :mime vom Filter-GUI-Wizard nicht unterstützt wird, darf der Filtersatz nun nicht mehr direkt übers GUI bearbeitet werden, da ansonsten der Filtersatz anschliessend nicht mehr funktioniert.